Vijf faculteiten, een studentenbestuur dat elk jaar wisselt en een stad vol verenigingen die állemaal iets willen in diezelfde week. Ik werd gevraagd om de introductieweek weer in balans te brengen.
De introductieweek — de TOP — is het eerste wat nieuwe studenten van Tilburg University zien. En dat eerste weekje telt: een warm welkom heeft een bewezen effect op studiesucces en op hoelang studenten aan de universiteit verbonden blijven. Precies daarom wil iederéén een plek in het programma.
En dat zijn er veel. Het TOP-bestuur — studenten, elk jaar nieuw — en de vaste intro-teams van de vijf faculteiten, die elk hun eigen programma draaien. De studie- en studentenverenigingen die leden werven. De sportclubs en de horeca in de stad, op zoek naar de nieuwe lichting. De kamermarkt voor pas aangekomen studenten. En daarnaast de kennismaking met alles eromheen: medezeggenschap, taallessen, een semester in het buitenland, later de stages.
Al die belangen moesten in één week passen, en elke wijziging in het programma raakte meteen een of meer partijen. Mijn opdracht, vanuit de afdeling Marketing Communicatie: zorgen dat alle stakeholders tevreden bleven én dat het programma de doelen van de universiteit diende. Níét de intro zelf organiseren — dat deden het bestuur en de faculteiten. Ik moest de boel bij elkaar houden.
Ik koos bewust niet de rol van baas over het programma, maar die van onafhankelijke spelverdeler: iemand zonder eigen belang in de uitkomst, die alle partijen aan tafel houdt en het spel verdeelt.
Dat deed ik grotendeels vanuit het grote stakeholdersoverleg. Regelmatig alle partijen om tafel, belangen op scherp, en telkens dezelfde vraag: hoeveel tijd en aandacht krijgt wie, en waaróm? In plaats van elk jaar het hele programma opnieuw uit te vechten, werkten we naar een heldere verdeling van tijd per stakeholder — een kader waarin iedereen wist waar hij aan toe was.
De kunst zat ook in het ritme. Het TOP-bestuur wisselt elk jaar: een nieuw bestuur, nieuwe ambities, en een deel van het spel begon opnieuw. In het eerste jaar (intro 2023) legden we de basis; in het tweede (intro 2024) bewees dat kader zich — het overleg kostte minder tijd en verliep merkbaar soepeler.
Aan het eind van 2024 kon ik mezelf misbaar maken — voor mij het mooiste teken dat een klus geslaagd is.
Wat bleef, was een framework voor de jaren erna: niet telkens het hele programma op de schop, maar een vaste verdeling van tijd en aandacht per stakeholder. Minstens zo belangrijk was het besef dat bij het bestuur was geland — dat de TOP niet op zichzelf staat, maar altijd samen met de stakeholders wordt gemaakt.
Het bewijs zat in mijn eigen agenda: het werk rond de TOP kromp tot zo'n vier uur per week. Weinig genoeg om het netjes over te dragen aan een vaste medewerker van de afdeling. Ik zorgde voor een zorgvuldige overdracht en rondde de klus rustig af.
Contact
Vastgelopen tussen belangen, of een project dat maar niet gaat lopen? Plan een afspraak, of vraag een terugbelverzoek aan — dan bel ik je binnen 72 uur terug.